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Le Portail Convergence constitue un système d’information du gouvernement fédéral. Il s’adresse uniquement aux personnes qui participent à l’élaboration de demandes de financement présentées au fonds Nouvelles frontières en recherche, à celles qui administrent les subventions et à celles qui participent à l’évaluation du mérite de ces demandes. Le fonds est une occasion de financement offerte par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Il est administré par le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements (SPIIE), dont les bureaux se trouvent dans les locaux du CRSH.
Les activités des utilisateurs font l’objet d’une surveillance. En cas d’utilisation inappropriée du système, le SPIIE se réserve le droit de prendre les mesures appropriées, y compris, sans y être limité, de retirer à l’utilisateur l’accès au système, de signaler le cas aux bureaux de la sécurité et de l’accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) pour qu’un suivi soit fait ou de prendre des recours légaux, au besoin. Si à tout moment le SPIIE prend connaissance d'éventuelles fraudes ou d'autres actes illicites, les autorités compétentes en seront informées.
Tous les renseignements fournis par l’entremise de ce système électronique seront protégés conformément aux lois et aux politiques fédérales et gérés conformément aux calendriers de conservation et d’élimination du CRSH. Le système est protégé par un mot de passe; vous êtes la seule personne à pouvoir accéder à votre compte. Vos renseignements seront transmis au SPIIE sous forme de fichier crypté et conservés dans la base de données d’un serveur sécurisé se trouvant dans les locaux du SPIIE.
Le SPIIE recueillent des renseignements personnels en vertu de l’autorité qui leur est conférée respectivement par la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie, la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines ou la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada. Tous les renseignements personnels fournis au SPIIE sont recueillis, utilisés, communiqués et protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Loi sur l’accès à l’information et aux politiques et lignes directrices pertinentes du Conseil du Trésor.
Le SPIIE s’engage fermement à protéger tous les renseignements personnels qu’il recueille et utilise pour mener et gérer ses activités. Les renseignements personnels fournis par l’entremise du portail Convergence sont utilisés principalement pour soumettre les demandes à l’évaluation du mérite ainsi qu’administrer et surveiller les subventions. Les demandes sont partagées à titre confidentiel avec des évaluateurs externes et des membres de comité d’évaluation, s’il y a lieu. Le SPIIE s’assure que les renseignements sont recueillis, partagés, conservés et communiqués de façon sécuritaire conformément aux politiques du Conseil du Trésor. Il pourrait partager les demandes et toute documentation connexe avec des représentants d’autres organismes avec lesquels il aurait conclu une entente de financement. Les renseignements personnels fournis seront utilisés pour générer des données sous forme agrégée concernant l’occasion de financement, rendre compte au gouvernement et aux organes de gouvernance des investissements faits par l’entremise de l’occasion de financement, au besoin, alimenter la prise de décisions concernant les politiques et les procédures du fonds et assurer l’évaluation du fonds.
On peut trouver de l’information supplémentaire sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements personnels dans les fichiers Info Source du CRSNG, du CRSH et des IRSC ainsi que dans les documents sur les programmes pertinents. La page Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels du site Web du CRSH – notamment l’Énoncé des principes de protection des renseignements personnels – fournit de plus amples renseignements sur les pratiques de confidentialité du CRSH.
Les renseignements personnels sont éliminés conformément à l’autorisation de disposer des documents qui s’y applique.
Le SPIIE a besoin de recueillir des renseignements personnels auprès des candidats afin d’administrer les processus liés à la présentation et à l’évaluation des demandes. Par conséquent, il n’accepte pas les demandes des candidats qui ne leur fournissent pas les renseignements personnels requis.
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a droit à la protection des renseignements personnels qui figurent dans des documents conservés par les organismes subventionnaires de même qu’à l’accès à ces renseignements. Pour en savoir plus au sujet de l’usage, de la protection et de la communication des renseignements personnels, consultez la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels du site Web du CRSH.
Si vous souhaitez faire mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels, faites parvenir un Formulaire de demande de correction de dossier ou un courriel au coordonnateur de l’AIPRP du CRSH (atip-aiprp@sshrc-crsh.gc.ca). Conformément à la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction, votre courriel doit comprendre les renseignements que vous souhaitez corriger ou mettre à jour.
Toute personne a le droit de déposer une plainte auprès du la Commissariat de la protection de la vie privée du Canada si elle juge que ses renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée.
